公關指引及範本

7.1 嘉賓/大使邀請

7.1.1 邀請指引

7.1.1.1 邀請嘉賓注意事項:

• 一般來說,活動的 主禮嘉賓 可邀請以下人士 :

o 政府官員 (如局長、副局長、署長等等)
o 政府政策局及委員會成員 (如公民教育委員會、青年事務委員會、各區民政事務專員 )
o 議員 (如立法會、區議會等等)
o 太平紳士
o 合作/合辦機構高層(如東華三院主席/總理)
o (較少,若贊助合同列明)冠名/主要贊助商的領導層

• 主禮嘉賓 一般會作為活動典禮的主持人,如「開幕禮」、「就職典禮」、「閉幕禮」等等。他們的工作包括主持儀式、頒奬 、致詞、為活動出版物品(如報紙/場刋等)提字。

• 活動的 嘉賓 則更廣泛,一般邀請以下人士:

o 活動支持機構要員
o 本會友好團體
o 活動贊助商

• 活動 嘉賓 一般只參與活動當中,可能會接受「紀念品」以感謝其支持或於參與節目的某一個
環節,亦會安排座於活動觀眾席前列位置及預備名牌供其佩帶。

• 需要發正式邀請信,使用邀請函格式(參閱邀請信範本)
• 以會長、主席身份簽署發出邀請 。
• 聯絡人最好是會長、主席或者與該嘉賓相熟之會友 。
• 注意選擇嘉賓最適當的稱呼及職位(只用一個)
• 說明活動的價值所在、嘉賓價值所在、過往活動成績 。
• 找引薦人,以電話緊密跟進 。
• 需活動前最少 3 個月找嘉賓,排優先次序找 。

7.1.1.2 邀請活動大使注意事項:

• 一般來說,活動的大使可邀請以下人士

o 歌手、演員
o 運動員
o 社會各界具影響力人士,其人生經歷與活動主題相配合

• 主禮嘉賓一般會作為活動典禮的主持人,如「開幕禮」、「就職典禮」、「閉幕禮」等等。
他們的工作包括主持儀式、頒奬 、致詞、為活動出版物品(如報紙/場刋等)提字。
• 使用邀請函格式(用字要較簡單及人性化) ,若為歌手演員,一般需與其經理人聯絡邀請。
• 以會長、主席身份簽署發出邀請
• 聯絡人可以是籌委
• 說明活動的價值所在、大使於活動的價值所在
• 說明活動對大使的價值、附上活動計劃書及宣傳計劃、有否其他大使參與
• 找引薦人,以電話緊密跟進
• 留意大使不方便與某些人、贊助商商標同時出現

 

7.1.2 邀請信範本

獅子山青商年會 主辦
「義人同步展關懷」大型慈善活動

主禮嘉賓及健力士世界紀錄見證人邀請函

XXXX 台端 :

「義人同步展關懷」為本會2006 年的一項大型籌款活動 ,目的是希望透過創下最多人同時參與二人三足活
動的世界紀錄 ,藉此喚起公眾對貧窮人士所處困境的關注 ,同心伸出援手 。所有活動收益於扣除成本後 ,將會被平均捐贈予以下慈善團體 ,以支援其發展和繼續進行教育及醫療的各種工作 。

  • 奧比斯
  • 心晴行動
  • 綠蘋果正能量少年團

「義人同步展關懷」將於2006 年 10 月 8 日,假中環遮打道舉行,預計約有數千位來自不同行業、不同學校、不同背景的有心人參加。節目主要分為兩部份,包括「義人同步破紀錄」及「愛心無疆界嘉年華」。

 

「義人同步破紀錄」是整個籌款活動的核心,希望所有參加者在做善事之餘 ,亦能為創下世界紀錄“最多
人參與的二人三足活動”而出力 。除此之外,為了籌得更多善款 ,本會亦會於 「愛心無疆界嘉年華」中安
排多項表演節目 、遊戲及義賣攤位 ,希望能夠吸引更多市民參加 。

 

為了令此活動更加精彩,本會專函誠邀 閣下能再次是次活動之主禮嘉賓,及擔任健力士世界紀錄之見證
人。如蒙應允 ,必定令本活動增色不少 ,榮寵至甚。

 

隨 件 附 上 是 次 活 動 資 料 以 便 參 考 , 如 有 垂 詢 歡 迎 與 xxxxxx 聯 絡 ( 電 話 : xxxxxxxx ;電 郵 :
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx) 。

專此函達盼覆。

台安!

獅子山青年商會會長

XXX 謹啟
x 年 x 月 x 日
電話:
電郵:

 

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