會議指引及範本

2.1 高效率會議規劃指引

領導及參與會議是青商學習重要的一環及其中一個最有價值的地方。成功的領袖必須具備高效領導會議的 能力,以下為一些提高會議效率的方法:

2.1.1 會議前

I)必須製定完整的會議議程(Agenda)並發給所有與會者

– 選用標準議程並不足夠,還需將討論事項、通過事項及委任事項等的細節列出: ﹣思考是次會議的預期達到目的及結論,從而細緻麽列決出定「要討在論是事項」的詳情。即有什次 會議中討論。 ﹣更進一步,思考會議每一個決定用何種方法得出。如要討論活動主題,應需要籌委會成員先了解以 前的做法,然後一起 Brainstorm 幾個選擇;如要討論活動定價,則應由財政作出建議,然後諮詢籌委 會;如要討論工作分工,則應由所有籌委討論然後達成共識。 ﹣思考是次會議的需要通過及委任的事項,然後於會前已準備相關資料。

II)決定會議日期、時間、地點、人物及形式

﹣會議形式可分為正式(Formal) 及 非正式(Informal)兩種,一般鼓勵使用正式模式,尤其第一次會議、 有重要事項需要通過的會議及檢討會。然而,若會議有特殊目的如 Brainstorm Idea、工作小組細節討論 或涉及非青商人士參與等等,可選擇非正式模式。無論正式或非正式,都應該有清晰的目的及預期結 論。

﹣地點應根據會議形式決定,整體需要較安靜的地方如 JC OFFICE、CAFÉ、廰等餐等。然而若為非正 式,可更有彈性,甚至至用網絡形式如 Google+視像會議或電話會議。 ﹣決定出席人物亦有技巧,一般來說,應包括所有籌委。然而亦應根據會議重要性及討論的事項決定 是否邀請其他物如會長、顧問、或合作夥伴。

﹣時間上,建議最少於會議前 1 星期以前確定。扣除聯誼時段,會議時間不宜超過 2 小時。

III)準備好報告及參考資料

﹣會議前的準備對會議效率有決定性的作用。除了會議議程外,主席及各籌委都應該準備好報告(是 否需要文件形式由籌委會自行決定),厘清期望向各與會者報告的事項。 ﹣另外,根據會議的性質及討論事項,準備其他參考文件如計劃書、MASTER SCHEDULE、過往活動 資料等等。

下載 Roberts-Rule-of-Order

2.1.2 會議期間

I)確立準時開會及散會的文化

﹣留意會議是否達到合法人數才正式開始,按議會程序法,籌委會連主席在內必須過半數出席才算合 法會議。指導執行董事/董事、顧問及嘉賓不是籌委會成員。如主席連籌委共 7 人,即 4 人已達合法 人數;如主席連籌委共 6 人,要 4 人才算過半數達合法人數。 ﹣一般超時出現在討論事項,主席應留意決定有關討論是否已過於細節或是否難以即時作結論。若是, 則應只在會內討論大原則或清晰列出跟進事項,以於會後繼續討論或於下次會議作結。

II)了解會議程序及重申要點

﹣(參考下文會議動議事項列表及述語)此部份為簡化版本,只包含最常見的動議及通過過程。最全 面的程序法, 請參考 Robert’s Rule of Order

 ﹣於有重要結論、動議或明確跟進事項時,主席應重申要點,確保與會者明白及有清晰紀錄。

III) 鼓勵與會者發言及提供資訊

﹣主席應避免一言堂,而應儘量鼓勵及邀請與會者發言。 ﹣若發現籌委並不了解討論的背景,應主動提供解說,防止籌委對討論失去參與。

2.1.3 會議後

I)完整記錄

﹣會後數天內將簡短的跟進事項列表發給所有與會者

﹣下次會議將完整會議紀錄發給所有與會者

II)有效並及時跟進

﹣會後必須跟進所有事項,尤其下次會議前 1 星期,應與所有籌委個別討論進度。 ﹣讓籌委會成員定時清楚各跟進項進度如何。

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