2.1 高效率會議規劃指引
領導及參與會議是青商學習重要的一環及其中一個最有價值的地方。成功的領袖必須具備高效領導會議的 能力，以下為一些提高會議效率的方法：
2.1.1 會議前
I）必須製定完整的會議議程(Agenda)並發給所有與會者
– 選用標準議程並不足夠，還需將討論事項、通過事項及委任事項等的細節列出： ﹣思考是次會議的預期達到目的及結論，從而細緻麽列決出定「要討在論是事項」的詳情。即有什次 會議中討論。 ﹣更進一步，思考會議每一個決定用何種方法得出。如要討論活動主題，應需要籌委會成員先了解以 前的做法，然後一起 Brainstorm 幾個選擇；如要討論活動定價，則應由財政作出建議，然後諮詢籌委 會；如要討論工作分工，則應由所有籌委討論然後達成共識。 ﹣思考是次會議的需要通過及委任的事項，然後於會前已準備相關資料。
II）決定會議日期、時間、地點、人物及形式
﹣會議形式可分為正式(Formal) 及 非正式(Informal)兩種，一般鼓勵使用正式模式，尤其第一次會議、 有重要事項需要通過的會議及檢討會。然而，若會議有特殊目的如 Brainstorm Idea、工作小組細節討論 或涉及非青商人士參與等等，可選擇非正式模式。無論正式或非正式，都應該有清晰的目的及預期結 論。
﹣地點應根據會議形式決定，整體需要較安靜的地方如 JC OFFICE、CAFÉ、廰等餐等。然而若為非正 式，可更有彈性，甚至至用網絡形式如 Google+視像會議或電話會議。 ﹣決定出席人物亦有技巧，一般來說，應包括所有籌委。然而亦應根據會議重要性及討論的事項決定 是否邀請其他物如會長、顧問、或合作夥伴。
﹣時間上，建議最少於會議前 1 星期以前確定。扣除聯誼時段，會議時間不宜超過 2 小時。
III）準備好報告及參考資料
﹣會議前的準備對會議效率有決定性的作用。除了會議議程外，主席及各籌委都應該準備好報告（是 否需要文件形式由籌委會自行決定），厘清期望向各與會者報告的事項。 ﹣另外，根據會議的性質及討論事項，準備其他參考文件如計劃書、MASTER SCHEDULE、過往活動 資料等等。
2.1.2 會議期間
I）確立準時開會及散會的文化
﹣留意會議是否達到合法人數才正式開始，按議會程序法，籌委會連主席在內必須過半數出席才算合 法會議。指導執行董事／董事、顧問及嘉賓不是籌委會成員。如主席連籌委共 7 人，即 4 人已達合法 人數；如主席連籌委共 6 人，要 4 人才算過半數達合法人數。 ﹣一般超時出現在討論事項，主席應留意決定有關討論是否已過於細節或是否難以即時作結論。若是， 則應只在會內討論大原則或清晰列出跟進事項，以於會後繼續討論或於下次會議作結。
II）了解會議程序及重申要點
﹣（參考下文會議動議事項列表及述語）此部份為簡化版本，只包含最常見的動議及通過過程。最全 面的程序法， 請參考 Robert’s Rule of Order
﹣於有重要結論、動議或明確跟進事項時，主席應重申要點，確保與會者明白及有清晰紀錄。
III) 鼓勵與會者發言及提供資訊
﹣主席應避免一言堂，而應儘量鼓勵及邀請與會者發言。 ﹣若發現籌委並不了解討論的背景，應主動提供解說，防止籌委對討論失去參與。
2.1.3 會議後
I）完整記錄
﹣會後數天內將簡短的跟進事項列表發給所有與會者
﹣下次會議將完整會議紀錄發給所有與會者
II）有效並及時跟進
﹣會後必須跟進所有事項，尤其下次會議前 1 星期，應與所有籌委個別討論進度。 ﹣讓籌委會成員定時清楚各跟進項進度如何。
